その会議、無意味です！会議進行の効率化を妨げる１１のチェックポイント
どうも、ROHIKAです。
みなさん、
会議やってますかー！
というわけでね。
会社員として働いているのなら、一度や二度は参加したことあると思います。
最近だと、月一の定例会議とかやってるところも多いですね。
月に一回は必ず議題を決めて会議をする、ってやつです。
そんな会議に関して、今回はっきり言わせもらいますね。
その会議、無意味です！
もちろん、全部が全部無意味というわけじゃありませんよ。
実際僕も、STUDYBANKのメンバーとは頻繁に会議をしていますし、それによって大きな前進を何度もしてきました。
だからこそ、一般企業の会議の話なんかを聞いていて、強く思っちゃうんです。
その会議、無意味じゃない？
…って。
ちょっとでも思い当たることがあるのなら、以下の『無意味な会議チェックリスト』を使って、何個チェックが当てはまるか確かめてみてください。
無意味な会議チェックリスト
- 『ブレスト』と『エバリューション』が混合している
- そもそも『ブレスト』と『エバリューション』を知らないメンバーがいる
- 何が何でも月一で開催している
- 議題を何にしようか悩んでいる
- 参加者の目が死んでる
- 発言する人が決まっている
- 否定的な言葉が飛び交っている
- 上下関係を持ち込んでいる
- 結論が出ない
- 結論が今後の活動に反映されない
- 業務連絡しか行われない
これら１１個のチェックリストのうち、１個でも当てはまっていたら『割と無意味な会議』、２個以上なら『無意味な会議』になっています。
特に１０番と１１番は、どちらか１個でも当てはまった時点で『マジで無意味な会議』になっていますよ。
それではチェックリストの項目について、それぞれ詳しく説明していきますね。
無意味な会議１１のチェックポイント
1.『ブレスト』と『エバリューション』が混合している
一方では新しい意見を出して、一方ではそれを即座に否定して、意見をまとめるのかと思いきや、また新しい意見が出てきて、会議が脱線して…。
そして気付けば、何も決まらないまま会議が終了していた。
こんな会議ばかりやってないですか？
これは『ブレスト』と『エバリューション』が混在している会議によくある光景です。
今から行う会議が『ブレスト』なのか、『エバリューション』なのか。
このことが明確になっていなければ、会議の内容はフワフワとした陳腐なものになってしまいます。
2.そもそも『ブレスト』と『エバリューション』が何かを知らないメンバーがいる
というかそもそも、「ブレスト？エバリューション？ナニソレ？」という人はいませんか？
それはもう、会議以前の問題です。
『ブレスト』と『エバリューション』の存在を知らない個人の問題、というわけじゃありません。
そのような参加者を作り出している”組織”の問題です。
『ブレスト』も『エバリューション』も知らないメンバーは、絶対に会議に呼んではいけません。
第一、会議をする段階で『ブレスト会議』なのか『エバリューション会議』なのかを明確にしていないから、そういったメンバーが生まれているんです。
『ブレスト』と『エバリューション』のざっくりした説明
ブレスト：たくさんのアイデアを出すこと
エバリューション：大量のアイデアを元に、結論を導き出すこと
3.何が何でも月一で開催している
いわゆる”定例会議”というやつです。
定例会議の一番の問題点は、『目的と手段の混同』にあります。
例えば、
「あー、もう会議の時期か。今回の議題は何にしようかなー…」
なんて感じで、毎回の議題が決められてはいませんか？
え。議題って、そんな無理やり作るものでしたっけ。
…違いますよね。
何としても解決したい『問題（議題）』があって、それをみんなで解決するために『会議』という手段を使う。
これこそが正しい会議の在り方ですよね。
会議は問題（議題）解決の手段なだけなんです。
にも関わらず多くの定例会議では、”会議を開くために、議題を用意する”というおかしな現象が起きています。
分かりますか？
会議を開くことが目的になっちゃてるんですよ！
こういった定例会議も、無意味な会議の代表格といって差し支え無いでしょう。
4.議題を何にしようか悩んでいる
これも一緒ですね。
定例会議ではなくとも、「あー、会議開こうかなー…。なんとなくだけど」なんて気持ちで行われる会議、たくさんあります。
そういった会議は、
ホントやる意味ありませんから！
何度も言っている通り、会議は問題（議題）有りき。
解決したい問題が先にあって、その手段として会議という選択があるに過ぎません。
「議題何にしようかなー…」って悩む時点で、会議をする必要はないんです。
ぶっちゃけ議題なんて、出そうと思ったらいくらでも出るでしょ。
問題が一切ない会社・組織なんてありませんからね。
でもそれって何て言うか知ってます？
『粗探し』って言うんですよ。
粗探しで出てきた議題を掲げる会議なんて、組織衰退の原因です。
5.参加者の目が死んでる
ちょっと曖昧な言い方になっちゃいました。
でもこれ以外にうまく表現する方法がなかったんです。
一人や二人なら無視すれば良いだけの話。
多分日々の業務で疲れていたり、普通に眠かったりするんでしょうね。
ですが大半の参加者の目が死んでる場合、その会議からは何も生まれません。
目が死んでる参加者がいる場合、何が問題なのかって？
そりゃ決まってるじゃないですか。
目が死んでる参加者は「この会議、意味ないなー」って思ってるんです。
「意味ないなー」って数人でも思っていたら、その会議はホントに意味ないんですよ。
でもそんなこと言いたくても言えないんです。
「この会議、意味無くないですか？」なんて言ったら、普通に文句を言われますからね。
でもその感情はしっかりと表現されます。
特に”目”に、はっきりと。
会議のノリが悪いなー、と思った時。
参加者全員の目を見てみてください。
「あ。こいつ、目が死んでる」って人、半数くらい発見できますから。
6.発言する人が決まっている
会議にたくさんのメンバーが集ってはいるけども、発言するのは決まった数人だけ。
一体何のために人数を集めたんでしょう。
「発言しない人にも責任はある」
という方もいるかもしれませんが、発言できない空気というものは確かに存在します。
発言する人が決まっている会議なのであれば、発言する人だけで会議したらいいんです。
わざわざ発言しない人を集める必要はありません。
会議終了後、決定事項を共有するだけでいいんですから。
そして
「発言しない人にも責任はある」
という方は、必ず次の２つの項目にも目を通してください。
7.否定的な言葉が飛び交っている
『発言する人が少ない会議の特徴その１』です。
どんな意見を出したとしても、
「でもそれって」、「いや違うでしょ」、「そうじゃなくて」なんて言葉が十中八九返ってくる。
そんな否定的な言葉のオンパレードでは、意見を出した側も意気消沈してしまいますよね。
一番厄介なのは、
「俺、めっちゃ発言しているぜ！」って人＝否定しまくっている人
という場合。
勘違いも甚だしいですね。
否定することは誰でもできるんです。
しかも、否定するときは強気に発言できますから、否定している人の発言力もどんどん上がっていきます。
代替案の一つも出さない否定には価値がありません。
ただ邪魔なノイズになるだけです。
8.上下関係を持ち込んでいる
『発言する人が少ない会議の特徴その２』です。
上から下まで揃っている会議の場では、部下が上司に萎縮しちゃって何も言えない、ということが良くあります。
発言したとしても、「何だその意見は」的な批判を食らう場合もありますから、上で書いたのと同じ現象が起こっちゃいます。
会議はもっと、フラットな関係で臨まなくてはなりません。
上下関係を持ち込むなんて、もってのほか。
それができないのであれば、上司・部下が一堂に会する会議なんて開いちゃダメです。
9.結論が出ない
よくある会議のパターンですね。
色々ごちゃごちゃ意見が出た結果、結局何もまとまらずに会議が終了しちゃう。
どんなに難しい議題であったとしても、何らかの結論が出なければ、その会議は丸々なかったことになります。
結論って言ってもあれですよ。
「今よりももっと頑張りましょう」とか、そんな腑抜けた根性論は結論でもなんでもありません。
結論っていうのは最低でも、
- 何をやるか（目標）
- どうやってやるか（手段）
- 誰がやるか（担当者）
- いつまでにやるか（期限・期間）
の４つの情報が、具体的に明らかになったモノだと思ってください。
具体的情報というのは、”誰が聞いても相違なく、全員同じ認識が得られる情報”のことです。
例えば“何をやるか（目標）”に対して、「営業を全力でする」なんてものは腐った返答です。
全力の定義なんて、人によってバラバラですからね。
「１０件の成約を得る」などという具合に、数値を入れたりして、誰でも同じ認識が得られる目標にしなければなりません。
このレベルまで結論を出さなければ、会議でやったことなんて結局すべて流れちゃいます。
10.結論が今後の活動に反映されない
『もっとも不毛な会議その１』です。
どれだけ熱い会議が行われたとしても、どれだけ良質な意見や結論が出たとしても。
会議の結論がその後の活動に反映されなければ、本当に意味がありません。
この現象は、幅広い役職が一同に集う定例会議などで、頻繁に見られます。
特に上層部の人たちが、無意識にこんな会議を作ってしまうケースが多いんです。
「そんな馬鹿な」と思うかもしれませんね。
でもあるんです。
つまりですね。
そういう会議で決めた内容、話した内容って、最終的に上層部の人たちが綺麗な形にまとめて、一般社員に指示として下ろすじゃないですか。
上層部がまとめ直して、そこから下ろしていく。
どっちもちょっと面倒な作業ですよね。
そうなんです。
この”まとめ直す作業”と”下ろす作業”を
うっかり忘れちゃう上の方々がいるんですよ！
「他の仕事との兼ね合いもあるし、ちょっと保留、ちょっと保留、まだ待って」と言って、気付けば数ヶ月経っていた。
なーんてことも珍しくありません。
会議の時間そのものを抹消する、もっともタチの悪い会議の在り方です。
11.業務連絡しか行われない
もう一つの不毛な会議。
会議の始まりと同時に資料が渡されて、その資料に関する情報が連々と述べられる。
資料には業績の情報しか記載されておらず、話を聞きながら記載されている数字を目で追っていくだけ。
で最後に、「このままじゃダメです。もっと頑張りましょう！」的な叱咤激励をされて終わり。
え。
そんな業務連絡…、
メールとかで十分でしょ！
資料を見るだけですべてが伝わる会議なんて、やる意味ありません。
見るだけで済むものを、多くの人の時間を割いてまで伝達する必要ありません。
効率化から、もっともかけ離れた会議の在り方ですね。
無意味な会議から脱却するために
そんなわけで、『無意味な会議１１のチェックポイント』でした。
一応まとめておきますね。
- 『ブレスト』と『エバリューション』が混合している
- そもそも『ブレスト』と『エバリューション』を知らないメンバーがいる
- 何が何でも月一で開催している
- 議題を何にしようか悩んでいる
- 参加者の目が死んでる
- 発言する人が決まっている
- 否定的な言葉が飛び交っている
- 上下関係を持ち込んでいる
- 結論が出ない
- 結論が今後の活動に反映されない
- 業務連絡しか行われない
無意味な会議から脱却して、有意義な会議を行うためには、どうすれば良いのでしょうか。
実に簡単ですね。
ここで紹介した１１のチェックポイントを、すべて回避するような会議を行うだけでOKです。
といっても、いきなりすべてを回避するような会議を開くのも、なかなか難しいところ。
そこで今回は有意義な会議を行うための、とっておきの記事を書くことにしました。
現在、関連記事を執筆中ですので、しばらくお待ち下さい…m(_ _)m
それでは、今回も最後まで読んでいただきありがとうございました！
